Ознайомлення із принципами документообігу в суді стане запорукою плідного спілкування з працівниками апарату.

             Ознайомлення із принципами документообігу в суді стане запорукою плідного спілкування з працівниками апарату.                

            Аби ваш візит до суду не перетворився на комедію чи, навпаки, трагедію, необхідно знати і пам’ятати про кілька простих правил, що випливають із нормативного регулювання діяльності судових установ. Це не тільки зекономить ваш час і нерви, а й сприятиме конструктивному діалогу з працівниками апарату.

            1. Доступ до рішень

            Не забувайте про те, що для доступу до рішень судів загальної юрисдикції Державна судова адміністрація забезпечує ведення Єдиного державного реєстру судових рішень як автоматизованої системи збирання, зберігання, захисту, обліку, пошуку та надання електронних копій судових вердиктів.

            До цього реєстру вносяться всі судові рішення та окремі думки, викладені в письмовій формі, не пізніше наступного дня після їх ухвалення або виготовлення повного тексту. Доступ до окремих думок через реєстр забезпечується в тому самому порядку, що й до рішення, стосовно якого висловлено окрему думку.

            Кожен має право повністю або частково відтворити рішення, проголошені судом відкрито, в будь-який спосіб, у тому числі через оприлюднення у друкованих виданнях, засобах масової інформації, внесення до електронних баз даних (ст.6 закону «Про доступ до судових рішень»).

            2. Строки зберігання справ

            Більшість справ не зберігають довічно.

            Терміни зберігання тієї чи іншої справи визначені Переліком судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання, затвердженим наказом ДСАУ від 11.02.2010 № 22 (зареєстровано в Міністерстві юстиції 3.03.2010 за № 201/17496).

            Так, справи про право власності на нерухоме майно зберігаються 75 років, справи про поновлення на роботі — 10, у той час як інші справи, що випливають з трудових правовідносин, зберігаються лише 3 роки.

            3. Автоматизований розподіл

            Немає протоколу автоматизованого розподілу судової справи між суддями? Це порушення Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів від 26.11.2010 №30 (у редакції рішення РСУ від 2.04.2015 №25).

            Вказаним положенням передбачено й правила такого розподілу:

            • із загального списку визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду справи на момент автоматизованого розподілу;

             • для суддів, які мають такі повноваження, розраховуються коефіцієнти навантаження;

             • з урахуванням цих коефіцієнтів визначається суддя для розгляду конкретної справи за принципом випадковості (п.2.3.4 Положення про автоматизовану систему документообігу суду).

            4. Реєстрація документів

            Наполягайте на дотриманні працівником апарату порядку реєстрації поданого вами документа.

            Так, на першій сторінці копії документа працівник апарату, який його прийняв, ставить під текстом (а в разі відсутності такої можливості — на іншому вільному місці) штамп суду (реєстраційну позначку — штрих-код) із зазначенням дати (у разі необхідності — часу) отримання документа, своєї посади, прізвища, а також свій підпис і повертає копію особі. Це, за Інструкцією з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженою наказом ДСАУ від 17.12.2013 №173, робиться лише за вашим клопотанням. Тому не соромтеся, проявляйте ініціативу!

            Пам’ятайте: якщо документ реєструється шляхом штрих-кодування, дата та номер реєстрації формуються автоматизованою системою документообігу суду і підпис особи, яка здійснила реєстрацію, не ставиться.

            5. Ознайомлення з матеріалами

            Ваше право знайомитися з матеріалами справи може бути реалізоване протягом усього робочого дня апарату суду, а не тоді, коли цього бажає його працівник. Про режим роботи установи можна дізнатися в приміщенні суду або на його офіційному сайті.

            Незважаючи на те що ст.27 Цивільного процесуального кодексу передбачає право особи, яка бере участь у справі, на ознайомлення з матеріалами справи, Інструкція з діловодства (підзаконний нормативно-правовий акт!) уносить у механізм реалізації цього права певні «корективи», а саме: справи видаються для ознайомлення за резолюцією голови суду, судді (судді-доповідача), секретаря відповідної судової палати на підставі письмової вимоги (заяви) особи, яка бере участь у справі.

            Цей факт повинен бути зафіксований працівником апарату в журналі видачі судових справ шляхом вчинення запису про те, хто і коли ознайомлювався зі справою.

            Особа, яка одержує справу для ознайомлення, розписується в журналі, де зазначаються дата, година видачі. Ознайомлення з матеріалами справи та протоколом судового засідання відбувається у встановленому розпорядженням голови суду місці.

            Після цього особа робить відмітку на заяві про надання справи для ознайомлення, яка долучається до матеріалів справи.

            6. Опис матеріалів

            У кожній справі повинен бути складений опис документів (на лівому внутрішньому боці обкладинки). Причому за певними правилами: до опису під номерами в порядку їх зростання вноситься інформація про кожний підшитий документ (конверт) у порядку їх розміщення. Обов’язково вказується, оригінал чи копію підшито, порядкові номери аркушів, присвоєні відповідному документу (конверту).

            Матеріали, перелічені в додатку до супровідного документа, в описі не фіксуються, але обов’язково зазначається їх наявність або відсутність згідно з переліком. У разі відсутності документа називається причина (акт, складений при розкритті конверта, зберігання в іншій справі тощо), а документ, що підтверджує причину відсутності додатка, долучається до справи.

            Опис підписується працівником апарату, який оформляє справу, із зазначенням прізвища.

            7. Фіксування процесу

            Порядок роботи з технічними засобами фіксування процесу (судового засідання) передбачений відповідною інструкцією, затвердженою наказом ДСАУ від 20.09.2012 №108. Вона визначає фіксування як технічний запис розгляду справи за допомогою звукозаписувального пристрою, що включає в себе створення фонограми судового засідання.

            Звуковий запис, зроблений у процесі безпосереднього фіксування судового засідання та перетворений у форму електронних даних, називається фонограмою. Він включає обов’язкові реквізити: дату, час, місце, номер справи — та використовується для створення двох копій — архівної та робочої.

            Архівна копія — запис із вбудованого носія комплексу звукозапису на диск для лазерних систем зчитування (носій інформації), що має статус оригіналу та призначений для довготривалого зберігання.

            Робоча копія — запис із вбудованого комплексу звукозапису на диск для лазерних систем зчитування (носій інформації), який використовується для відтворення або виготовлення копій технічного запису та прослуховування суддями і сторонами (учасниками) судового засідання тощо.

            Тому навіть у разі втрати робочої копії фонограми в суді повинна бути архівна копія, яка дозволила б відтворити звуковий запис судового засідання.

            У випадку виявлення погіршення якості зчитування даних з архівної копії виготовляється її дублікат, який зберігається разом з нею і замінює її лише під час виготовлення робочих копій фонограм. У разі погіршення якості дублікатів вони замінюються новими.

            Архівні копії знищуються разом зі справою після закінчення терміну її зберігання.