Ржищевський міський суд Київської області

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішенням зборів суддів Ржищівського міського

суду Київської області

від 07 серпня 2015 року №10

Засади

використання автоматизованої системи документообігу

Ржищівського міського суду Київської області

(із змінами, внесеними згідно рішення зборів суддів Ржищевського міського суду Київської області №12 від 15.10.2015 та згідно рішення зборів суддів Ржищевського міського суду Київської області № 2 від 06.04.2016 року)

І. Загальні положення

1.1. Документообіг Ржищівського міського суду Київської області (далі документообіг суду) - це проходження документів в суді з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

1.2 Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в суді на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

1.3. Порядок документообігу у суді регламентується Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 02.04.2015 р. № 25 та Інструкцією з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міста Києва та Севастополя, апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 17.12.2013 року № 173.

1.4. Засади використання автоматизованої системи документообігу визначають порядок функціонування автоматизованої системи документообігу суду (далі - автоматизована система) в Ржищівському міському суді Київської області, яка забезпечує :

- реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, в тому числі судових справ, етапів їх руху;

- об’єктивний та неупереджений розподіл судових справ між суддями з додержанням принципів випадковості та в хронологічному порядку надходження судових справ, з урахуванням завантаженості кожного судді (збалансованого навантаження);

- визначення присяжних та народних засідателів для судового розгляду з числа осіб, які внесені до відповідних списків;

- надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду судових справ у випадках, встановлених законом;

- оприлюднення передбаченої цим Положенням інформації для розміщення на веб-сайтах судів веб-порталу "Судова влада України";

- виготовлення та збереження оригіналів електронних документів суду;

централізоване зберігання оригіналів електронних документів суду та інших процесуальних документів, в тому числі оригіналів електронних судових рішень, виготовлених судом;

- підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

- видачу копій судових рішень, виконавчих документів на підставі наявних у автоматизованій системі даних;

- автоматичне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

- передачу судових справ до електронного архіву.

1.5. Для функціонування автоматизованої системи працівники апарату Ржищівського міського суду Київської області забезпечують:

- своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан розгляду судової справи, оригіналів електронних судових рішень, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;

- своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;

- захист інформації автоматизованої системи в суді;

- своєчасне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

- інформування адміністратора автоматизованої системи та територіальне управління ДСА України в Київській області, ДП «ІСС» про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.

1.6. Збори суддів Ржищівського міського суду мають визначені цим Положенням повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи.

ІІ. Функціональні обов’язки, права користувачів

автоматизованої системи

2.1.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів голови суду (щодо суддів), керівника апарату суду (щодо працівників апарату суду) або осіб, що виконують їх обов’язки.

Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом голови суду чи керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор суду.

Електронні примірники наказів голови суду та керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

2.1.2. Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену цим Положенням інформацію.

2.1.3. Використання ЕЦП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронний цифровий підпис". Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається та тягне за собою дисциплінарну відповідальність.

2.1.4. Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги цього Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.

2.1.5. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – технічний адміністратор суду.

2.1.6. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

2.2. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху

2.2.1. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується працівниками апарату суду, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

2.2.2. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються відповідними інструкціями з діловодства.

До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файла.

2.2.3. Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.

2.2.4. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов’язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.

Структура єдиного унікального номера судової справи є такою: код Ржищівського міського суду Київської області (374) / номер судової справи за порядком у поточному році / рік реєстрації (дві цифри).

2.2.5. Автоматизованою системою може автоматично формуватися номер провадження судової справи, необхідний для діловодства відповідного суду. Цей номер може містити, зокрема, індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.

2.2.6. Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:

- у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб – поточного року;

- у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб – поточного року.

2.2.7. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

2.3. Розподіл судових справ між суддями

2.3.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

2.3.2. Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:

- автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

- пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

- розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

- визначення складу суду з метою зміни судді (суддів);

- повторного автоматизованого розподілу судових справ.

Збори суддів відповідного суду мають право визначати особливості автоматизованого розподілу судових справ у випадках, прямо передбачених цим Положенням.

2.3.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

- за два місяці до закінчення повноважень судді;

- за 8 робочих днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

- за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

- у період відпустки судді;

- вранці, в день відрядження, якщо відрядження триває від одного до шести календарних днів та за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів;

- в дні перебування судді у відрядженні;

- під час тимчасової непрацездатності судді;

- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;

- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

2.3.4. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:

- із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;

- для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;

- із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

2.3.5. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 цього Положення, Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.

2.3.6. Коефіцієнт навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи розраховується за формулою:

К_Н = Сума (Вага_Судової_Справи) / КтРД, де:

К_Н – коефіцієнт навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи;

Сума (Вага_Судової_Справи) – розраховується як сума ваги кожної судової справи, які були розподілені на суддю, починаючи з початку поточного року до моменту автоматизованого розподілу поточної судової справи;

Вага_Судової_Справи – розраховується для кожної судової справи, яка була розподілена на суддю, починаючи з початку поточного року до моменту автоматизованого розподілу поточної судової справи, за формулою:

К_СКЛАДН * К_ФУС / К_АДМІН, де:

К_СКЛАДН – коефіцієнт складності судової справи (категорії судової справи), що підлягає автоматизованому розподілу:

К_ФУС – коефіцієнт форми участі судді в розгляді судової справи на момент автоматизованого розподілу цієї судової справи;

К_АДМІН – коефіцієнт адміністративних посад – коефіцієнт участі судді у судовій справі при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя на момент розподілу судової справи (повинен бути в межах від 0,4 до 1);

КтРД – кількість робочих днів, у які судді розподілялися судові справи, починаючи з початку календарного року.

Коефіцієнт складності судової справи в суді дорівнює:

кримінальна справа про застосування примусових заходів виховного характеру та примусового лікування - 1;

кримінальна справа – 2;

кримінальна справа щодо 2-х і більше підсудних або щодо 3-х і більше епізодів – 3;

подання по кримінальних справах про затвердження угоди – 1;

кримінальна справа щодо 1 підсудного і до 3-х епізодів – 2;

кримінальна справа щодо 1 підсудного і більше 3-х епізодів – 3;

кримінальна справа щодо 2-х підсудних і до 2-х епізодів – 3;

кримінальна справа щодо 2-х підсудних і більше 2-х епізодів – 3,5;

кримінальна справа щодо 3-х підсудних і до 2-х епізодів – 3,5;

кримінальна справа щодо 3-х підсудних і більше 2-х епізодів – 4;

матеріали в порядку виконання по кримінальних провадженнях – 0,4

судові справи за індексом «1-кс» - клопотання слідчого чи прокурора; скарги на дії, рішення чи бездіяльність слідчого, прокурора під час досудового розслідування; заяви про відвід:

- надання дозволу на затримання з метою приводу – 0,5

- надання дозволу на обшук житла чи іншого володіння особи – 0,25

- обрання запобіжного заходу у виді тримання під вартою – 1

- зміна запобіжного заходу - 1

- повторне клопотання про зміну запобіжного заходу щодо одного й того ж обвинуваченого (підсудного) – 0,5

- застосування домашнього арешту – 0,5

- застосування особистого зобов’язання – 0,2

- застосування особистої поруки – 0,2

- накладення арешту на майно – 0,2

- накладення грошового стягнення на особу – 0,2

- обмеження в користуванні спеціальним правом – 0,2

- про відсторонення від посади – 0,2

- про залучення експерта для проведення експертизи – 0,2

- про застосування застави – 0,25

- про звернення застави в дохід держави – 0,2

- про продовження строку відсторонення від посади – 0,2

- про скасування арешту майна – 0,2

- розгляд заяви про відвід слідчого по справі – 0,2

- тимчасовий доступ до речей і документів – 0,2

- скарги на постанову про закриття кримінального провадження – 1

- скарги на бездіяльність слідчого, прокурора, невнесення відомостей про кримінальне правопорушення до Реєстру досудових розслідувань – 1

- заява про самовідвід - 2

цивільна справа позовного провадження – 1;

цивільна справа позовного провадження в якій 2 і більше позивача, 2 і більше відповідачі – 2;

цивільна справа позовного провадження щодо трудових, земельних спорів, розподілу майна, відшкодування шкоди внаслідок ДТП, стягнення шкоди в порядку регресу, визнання правочину недійсним – 1,5;

цивільна справа окремого провадження та позовного провадження про стягнення аліментів, розірвання шлюбу – 0,5;

цивільна справа наказного провадження – 0,2;

заяви та матеріали по цивільних справах – 0,2.

адміністративна справа – 1, (справи в порядку скороченого провадження-0,3);

адміністративна справа за позовом про визнання органу місцевого самоврядування протиправним – 1,

справа про адміністративне правопорушення – 0,2;

справа про адміністративне правопорушення (ст. 124, 130, ст. 329-355 МК України, КУпАП) – 0,5

справа про адміністративне корупційне правопорушення (ст. ст. 172⁴-172⁹КУпАП) – 1.

Коефіцієнт форми участі судді в розгляді судової справи повинен становити такий:

Голова колегії – 1;

Члени колегії – 0,5

Відсоток адміністративних посад наступний:

Голові суду – 100%

Суддям – 100%

2.3.7. Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

2.3.8. Копія табеля обліку використання робочого часу щодо суддів Ржищівського міського суду, що складається для виплати заробітної плати, вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня після підписання цього табеля.

В разі відсутності судді на робочому місці з невідомих причин, з метою уникнення розподілу автоматизованою системою документообігу суду справ на відсутнього суддю, в КП «Д-3», на початку робочого дня відповідальною особою проставляється відмітка причини відсутності з назвою «Інше». В разі з’ясування причини відсутності, в той же день, за усним розпорядженням керівництва суду відповідальною особою вносяться зміни до табеля обліку робочого часу та встановлюється фактична причина відсутності з наявного в КП «Д-3» переліку.

(Доповнено абзацом другим, згідно рішення зборів суддів Ржищевського міського суду Київської області №12 від 15.10.2015 року)

2.3.9. Здійснення автоматизованого розподілу судових справ без урахування правил, зазначених у підпункті 2.3.4 пункту 2.3 цього Положення, не допускається.

Повноваження зборів суддів щодо здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

2.3.10. Збори суддів Ржищівського міського суду мають право запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.

Спеціалізація суддів визначається із розрахунку розподілу один суддя на одну спеціалізацію.

2.3.11. Якщо розгляд справи здійснюється колегіально, склад колегії суддів визначається автоматизованою системою.

Збори суддів можуть визначити склади постійно-діючих колегій суддів.

2.3.12. Виключено.

2.3.13. Збори суддів мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:

- у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);

- у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів);

- у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, справи розподіляються в порядку хронології надходження із зазначенням дати та часу та в порядку черговості між суддями;

- у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів, згідно з вимогами підпункту 2.3.55 пункту 2.3 цього Положення;

- справи, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні в суді здійснюється відповідно до графіків чергування слідчих суддів.

- які підлягали передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) у випадках відсутності такого судді, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки (підпункт 2.3.47 пункту 2.3 цього Положення);

- у випадках повернення до суду вищої інстанції судової справи, в якій судові рішення скасовувались з передачею судової справи на новий розгляд до суду нижчої інстанції (крім справ, у яких наявні обставини, що виключають повторну участь суддів у розгляді справи, в тому числі перегляд справи за нововиявленими обставинами та ін.);

- у разі повторного надходження до суду позовних заяв, апеляційних і касаційних скарг, з передбачених процесуальним законом підстав.

2.3.14. Збори суддів мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя, коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи, тощо.

2.3.15. Збори суддів мають право визначати необхідність врахування при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи днів, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи.

2.3.16. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) у випадках, передбачених підпунктами 2.3.44-2.3.46 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, такі судові справи та матеріали підлягають автоматичному розподілу за рішенням зборів суддів, якщо відсутність головуючого призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у строки, встановлені чинним законодавством.

2.3.17. Збори суддів мають право розглядати питання щодо розподілу судових справ у разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи відповідно до цього Положення.

2.3.18. Зміни до налаштувань автоматизованої системи згідно з підпунктами 2.3.10–2.3.17 пункту 2.3 цього Положення, вносяться не пізніше одного робочого дня, що передує даті їх застосування, визначеній зборами суддів.

Автоматизований розподіл судових справ між суддями

2.3.19. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.

За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.

2.3.20. Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

2.3.21. Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

2.3.22. Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою визначається головуючий суддя.

Після визначення автоматизованою системою головуючого судді, склад колегії суддів автоматично визначається автоматизованою системою згідно з налаштуваннями складу колегій суддів.

2.3.23 Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових спарв автоматизованою системою в місцевому суді визначається головуючий суддя, а в судах апеляційної та касаційної інстанції – суддя-доповідач із числа всіх суддів відповідного суду з урахуванням їх спеціалізації (за її наявності).

Після визначення судді-доповідача (головуючого судді) автоматизованою системою визначається склад колегії суддів із числа всіх суддів відповідного суду з урахуванням їх спеціалізації (за їх наявності) та з урахуванням складу судових палат (за їх наявності).

Якщо збори суддів визначили склади постійно-діючих колегій, то автоматизована система визначає склад колегії з числа суддів основного складу.

У разі неможливості визначити необхідну кількість суддів з числа суддів основного складу, автоматизована система визначає суддів, яких не вистачає, з числа резервних суддів даної колегії.

У разі неможливості визначити склад колегії з числа суддів основного складу та резервних суддів, атоматизована система визначає суддів, яких не вистачає, з числа суддів відповіданого суду з урахуванням їх спеціалізації (за їх наявності) та з урахуванням складу судових палат (за їх наявності).

Результатом автоматичного визначення складу колегії суддів є протокол автоматичного визначення складу колегії суддів (додаток 2), що автоматично створюється автоматизованою системою.

2.3.24. Автоматизований розподіл судових справ, пов’язаних із виборчим процесом, процесом проведення референдуму, а також судових справ про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, здійснюється з урахуванням навантаження судді судовими справами зазначених категорій.

2.3.25. Відповідно до визначеного процесуальним законодавством принципу незмінності складу суду, розгляд справи, як правило, проводиться визначеною автоматизованою системою колегією суддів.

Тимчасова відсутність судді-члена колегії, як правило, не може бути підставою для зміни складу колегії суддів.

У разі неможливості продовження розгляду спарви одним із суддів-членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки судді-доповідача у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.23 пункту 2.3 цього Положення.

Електронний примірник такого розпорядження (додаток №7) вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

У разі задоволення відводу або самовідводу заміна судді здійснюється автоматизованою системою на підставі рішення про відвід (самовідвід) у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.23 пункту 2.3 цього Положення.

2.3.26. Електронний примірник наказу про відрядження (про скасування наказу про відрядження) судді вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання. Доступ для коригування наказу автоматично блокується автоматизованою системою.

У випадку, якщо суд одночасно здійснює розгляд судових справ як суд першої, апеляційної та касаційної інстанцій автоматизований розподіл судових справ здійснюється з урахуванням навантаження судді в межах інстанційної підсудності.

2.3.27. При об’єднанні судових справ автоматизованою системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю (суддів), якому передано для розгляду ці судові справи.

Не підлягають автоматизованому розподілу судові справи, які надійшли до суду першої інстанції для вирішення питання про їх об’єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України.

Не підлягають автоматизованому розподілу зустрічний позов та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, які надійшли до суду першої інстанції, а передаються раніше визначеному судді для вирішення питання щодо спільного їх розгляду.

Не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються раніше визначеному судді заяви про скасування заходів реагування, застосованих в межах відповідної судової справи.

2.3.28. У разі роз’єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.

При роз’єднанні (виділенні) судових справ системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю із врахуванням таких судових справ.

2.3.29. Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду (додаток 1), що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями відповідного суду.

Абз.3. Виключено.

Абз.4. Виключено.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів автоматизованої системи щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями не може бути обмежений.

Протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.

2.3.30. У разі необхідності розгляду судової справи колегією суддів у суді після проведення автоматизованого розподілу судової справи між суддями здійснюється автоматичне визначення складу колегії суддів у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.22 пункту 2.3 цього Положення.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про визначення складу колегії суддів місцевого суду.

Звіт містить такі відомості:

- дата та час початку автоматичного визначення складу колегії суддів;

- єдиний унікальний номер судової справи;

- номер провадження (за наявності);

- категорія судової справи (за наявності);

- коефіцієнт складності судової справи (за наявності);

- інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження);

- інформація про визначення складу колегії суддів;

- версія автоматизованої системи;

- час закінчення автоматичного визначення складу колегії суддів;

- тривалість автоматизованого розподілу.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматичного визначення складу колегії суддів автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматичного визначення складу колегії суддів автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол автоматичного визначення складу колегії суддів роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про визначення складу колегії суддів може бути роздрукований для службового використання в суді.

2.3.31. У випадках зміни складу колегії суддів у зв’язку з вибуттям судді зі складу постійної колегії суддів або з припиненням повноважень судді, склад колегії суддів визначається автоматизованою системою в порядку, зазначеному в пункті 2.3.22 цього Положення після проведення автоматизованого розподілу судової справи між суддями здійснюється автоматична зміна складу колегії суддів. Особливості застосування даного пункту можуть бути передбачені зборами суддів.

Результатом автоматичної зміни складу колегії суддів є протокол автоматичної зміни складу колегії суддів (додаток 3), що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про зміну складу колегії суддів.

Звіт містить такі відомості:

- дата та час початку автоматичної зміни складу колегії суддів;

- єдиний унікальний номер судової справи;

- номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності);

- коефіцієнт складності судової справи (за наявності);

- інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження);

- інформація про зміну складу колегії суддів; версія автоматизованої системи;

- час закінчення автоматичної зміни складу колегії суддів;

- тривалість автоматичної зміни складу колегії суддів.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматичної зміни складу колегії суддів автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматичної зміни складу колегії суддів автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол автоматичної зміни складу колегії суддів роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про зміну складу колегії суддів може бути роздрукований для службового використання в суді.

Визначення запасного судді у кримінальному провадженні

2.3.32. Запасний суддя визначається за правилами автоматизованого розподілу справ між суддями.

2.3.33. У разі необхідності розгляду судової справи колегією суддів у суді першої інстанції після проведення автоматизованого розподілу судової справи між суддями здійснюється повторний автоматизований розподіл судової справи з метою збільшення складу суду у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.23 пункту 2.3 цього Положення.

2.3.34. Виключено.

Заміна основного судді запасним суддею у кримінальному провадженні

2.3.35. У разі заміни основного судді запасним суддею створюється протокол заміни основного судді запасним суддею (додаток 5), що автоматично створюється автоматизованою системою.

2.3.36. Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про заміну основного судді запасним суддею.

Звіт містить такі відомості:

- дата та час початку заміни основного судді запасним суддею;

- єдиний унікальний номер судової справи;

- номер провадження (за наявності);

- категорія судової справи (за наявності);

- коефіцієнт складності судової справи (за наявності);

- інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження);

- інформація щодо заміни основного судді запасним суддею;

- версія автоматизованої системи;

- час закінчення заміни основного судді запасним суддею;

- тривалість автоматичного розподілу.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо заміни основного судді запасним суддею автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо заміни основного судді запасним суддею автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол заміни основного судді запасним суддею роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про заміну основного судді запасним суддею може бути роздрукований для службового використання в суді.

Визначення слідчого судді

2.3.37. Слідчий суддя визначається за правилами автоматизованого розподілу судових справ між суддями.

2.3.38. Результатом визначення слідчого судді є протокол автоматичного визначення запасного (слідчого) судді (додаток 4), що автоматично створюється автоматизованою системою.

2.3.39. Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматичне визначення слідчого судді.

Звіт містить такі відомості:

- дата та час початку автоматичного визначення слідчого судді;

- єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності);

- категорія судової справи (за наявності);

- коефіцієнт складності судової справи (за наявності);

- інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження);

- інформація про визначення повноважень суддів;

- інформація про визначення слідчого судді за випадковим числом;

- версія автоматизованої системи;

- час закінчення автоматичного визначення слідчого судді;

- тривалість автоматизованого розподілу.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматичного визначення слідчого судді автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматичного визначення слідчого судді автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол автоматичного визначення слідчого судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про автоматичне визначення слідчого судді може бути роздрукований для службового використання в суді.

Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному

у судовій справі судді

2.3.40. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

2.3.41. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) передаються також:

- судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

- судові справи про перегляд заочного рішення;

- судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368–373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 259–264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, статтею 535 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

- клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;

- матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

- судові справи про адміністративні правопорушення, що надійшли в один день, щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень;

- зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

- заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

- заяви про відновлення втраченого судового провадження;

- заяви про забезпечення позову, доказів.

2.3.42. Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

2.3.43. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанції після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, передаються раніше визначеному у судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу), ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

2.3.44. У разі відсутності раніше визначеного слідчого судді (відпустка т.д.), справи та матеріали підлягають автоматичному розподілу;

2.3.45. У разі направлення справи про адміністративне правопорушення на дооформлення та після повернення такої справи, у разі відсутності раніше визначеного судді підлягають автоматичному розподілу;

2.3.46. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) у випадках, передбачених підпунктами 2.3.41–2.3.43 пункту 2.3 цього Положення, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу.

Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

2.3.48. У разі задоволення відводу або самовідводу судді (судді-доповідача або всього складу суду, якщо судова справа розглядається колегією суддів), якому розподілено судову справу для розгляду, судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу без урахування цього судді (суддів).

2.3.49. Повторний автоматизований розподіл судових спарв між суддями застосовується у випадках визначених законом, а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, збільшення складу суду в порядку, визначеному підпунктами 2.3.4, 2.3.23 цього Положення.

2.3.50. Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки), що додається до матеріалів справи.

Електронний примірник такого розпорядження (додаток 7) вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

2.3.51. Повторний автоматизований розподіл судових справ у визначених законодавством випадках (помилково визначена спеціалізація, неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, відвід, самовідвід судді, недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, у тому числі повторної участі судді в кримінальному провадженні, якщо він брав участь в цьому ж провадженні під час досудового розслідування, відсутність допуску або дозволу до роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, припинення повноважень (закінчення п’ятирічного строку призначення судді вперше, досягнення 65-річного віку тощо)) здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки) згідно з додатком 7 до цього Положення, електронний примірник якого вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

2.3.52. За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових спарв у разі виявлення очевидних помилок у налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи.

2.3.53. Результатом повторного автоматизованого розподілу судової спарви є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду (додаток 13), що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про повторне автоматичне визначення запасного (слідчого) судді.

Звіт містить такі відомості:

- дата та час початку повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді;

- єдиний унікальний номер судової справи;

- номер провадження (за наявності);

- категорія судової справи (за наявності);

- коефіцієнт складності судової справи (за наявності);

- інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження);

- інформація про визначення повноважень суддів;

- інформація про визначення запасного (слідчого) судді за випадковим числом;

- підстави проведення повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді; версія автоматизованої системи; час закінчення повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді; тривалість автоматичного розподілу.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт може бути роздрукований для службового використання в суді.

Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи

2.3.54. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до цього Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

2.3.55. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у підпункті 2.3.54 пункту 2.3 цього Положення обставин.

2.3.56. У разі настання обставин, зазначених у підпункті 2.3.54 пункту 2.3 цього Положення, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла тощо) здійснюється в порядку, визначеному Засадами використання автоматизованої системи документообігу суду.

2.3.57. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у підпункті 2.3.54 пункту 2.3 цього Положення, до автоматизованої системи вноситься передбачена цим Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

Неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями

2.3.58. У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ відповідно до підпункту 2.3.26 пункту 2.3 цього Положення автоматизованою системою автоматизовано створюється протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями відповідного суду (додаток 10).

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями відповідного суду.

Звіт містить такі відомості:

- дата та час початку автоматизованого розподілу;

- єдиний унікальний номер судової справи;

- номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності);

- коефіцієнт складності судової справи (за наявності);

- інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження);

- інформація про визначення повноважень суддів;

- інформація про визначення головуючого судді (судді-доповідача) за випадковим числом;

- інформація про визначення складу колегії суддів (за наявності);

- підстави проведення повторного автоматизованого розподілу (за наявності);

- причини неможливості автоматизованого розподілу судових справ;

- версія автоматизованої системи;

- час закінчення автоматизованого розподілу;

- тривалість автоматизованого розподілу.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.

2.3.59. У разі усунення обставин, що унеможливлюють здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ, такий розподіл відбувається відповідно до вимог цього Положення.

2.4. Передача судових справ для подальшого розгляду суддею

(колегією суддів)

2.4.1. Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді (судді-доповідачу).

2.4.2. Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи.

2.5. Внесення до автоматизованої системи відомостей

щодо набрання судовим рішенням законної сили

2.5.1. У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили. Відповідна інформація вноситься до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов’язків. До обліково-статистичних карток на справи різних категорій зазначену інформацію вносять старший секретар та консультант.

Суд зобов’язаний здійснювати контроль за своєчасним внесенням до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) та направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень. Зазначений напрямок роботи здійснюють помічники суддів.

Відомості про набрання судовим рішенням законної сили у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) вносяться до автоматизованої системи відповідальною особою суду відповідно до її функціональних обов’язків або головуючим суддею (суддею-доповідачем).

Персональну відповідальність за організацію в суді своєчасного внесення до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції), направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень несе керівник апарату суду.

2.5.2. У суді першої інстанції до автоматизованої системи вносяться відомості про набрання судовим рішенням законної сили, які направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень:

- у разі ухвалення судового рішення, яке не може бути оскаржене, не пізніше наступного робочого дня після виготовлення та підписання повного тексту відповідного судового рішення. У разі прийняття рішення за наслідками розгляду у письмовому провадженні – не пізніше наступного робочого дня після набрання судовим рішенням законної сили;

- у разі закінчення строку для подання апеляційної скарги, якщо таку скаргу не було подано.

2.6. Надання інформації про стан розгляду судових справ

2.6.1. На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження (за наявності), прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом України та їх розгляду.

2.6.2. Для отримання інформації у суді діє підсистема електронного довідника. Електронний довідник встановлюється для забезпечення оперативного надання інформації, зазначеної у підпункті 2.8.1 пункту 2.8 цього Положення.

2.6.3. Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України "Про доступ до судових рішень".

2.6.4. Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається (надсилається) відповідно до чинного законодавства в роздрукованому вигляді (шляхом роздрукування оригіналу відповідного електронного документа суду).

2.6.5. На веб-порталі судової влади України щоденно оприлюднюється така інформація:

- список судових справ, призначених до розгляду (дата та час розгляду судової справи;

- склад суду;

- єдиний унікальний номер судової справи;

- сторони у справі; суть судової справи).

У разі, якщо суд розташований в декількох приміщеннях, у списку зазначається адреса приміщення суду.

Для місцевих та апеляційних загальних судів додатково зазначається форма судочинства;

- список апеляційних скарг (єдиний унікальний номер судової справи;

- дата надходження судової справи; сторони у судовій справі;

- дата надходження апеляційної скарги;

- дата надсилання судової справи до апеляційного суду).

Такий список оприлюднюється на веб-сайті суду:

- список автоматично розподілених судових справ (єдиний унікальний номер судової справи;

- дата надходження судової справи;

- дата визначення складу суду;

- склад суду; сторони у судовій справі;

- суть судової справи);

- інформація щодо стадій розгляду судових справ.

Не оприлюднюється інформація щодо сторін та суті судової справи, якщо таке обмеження встановлено чинним законодавством.

Списки формуються автоматично на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.

2.7. Централізоване зберігання процесуальних та інших документів,

виготовлених у суді

2.7.1. Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді, а також електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпоряджень керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматичного розподілу судових справ, наказів голови суду про відрядження (про скасування наказів про відрядження) суддів, рішень (витягів з рішень) зборів суддів, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи відповідно до цього Положення, протокол передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді створюються в автоматизованій системі із застосуванням вбудованого редактору текстів з використанням спеціальних шаблонів, які передбачають використання відповідних полів вводу показників із переліку відомостей про судову справу (перелік показників передбачається змістом кожного окремого документа).

Електронний примірник кожного документа зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП особи, яка підписала цей документ.

Доступ для коригування зазначених документів автоматично блокується автоматизованою системою.

З метою ідентифікації документа та його швидкого пошуку в автоматизованій системі для кожного документа автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор.

Структура унікального ідентифікатора є такою: код бази даних суду, унікальний ідентифікатор документа в базі даних суду, тип документа та тип юрисдикції.

При роздруківці документа на кожній його сторінці автоматизованою системою автоматично зазначається штамп ЕЦП. Структура штампу ЕЦП є такою: автор підпису, дата підпису, ідентифікатор підпису.

У такий спосіб створюються оригінали електронних документів суду, які зберігаються в базі даних автоматизованої системи документообігу суду та надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.

2.7.2. Електронна картка судової справи разом з електронними документами, що додані до картки судової справи, автоматично пересилаються до центральної бази даних автоматизованої системи не рідше одного разу на дві години.

2.8. Надсилання електронних документів до державних реєстрів

та інформаційних систем інших державних органів і установ

2.8.1. Оригінали електронних судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.

2.8.2. Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.

2.9. Підготовка статистичних даних

2.9.1. Автоматизована система забезпечує:

- введення у повному обсязі первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи відповідними користувачами автоматизованої системи;

- перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю введених первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи;

- формування статистичних звітів в автоматичному режимі на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду;

- перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю статистичних звітів суду;

- зведення статистичних звітів та іншої статистичної інформації в автоматичному режимі;

- формування узагальнюючих та аналітичних показників в автоматичному режимі;

- передачу та отримання офіційних статистичних звітів у межах автоматизованої системи документообігу суду:

- від місцевих судів до територіальних управлінь ДСА України;

- від територіальних управлінь ДСА України до ДСА України;

- від місцевих та апеляційних судів до ДСА України та вищих спеціалізованих судів;

- від вищих спеціалізованих судів до Верховного Суду України та ДСА України, а також інших судів до ДСА України;

- формування іншої оперативної статистичної звітності на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду за будь-який період часу для отримання інформації про поточну ситуацію в суді з метою здійснення аналізу щодо підвищення продуктивності, ефективності та якості судових процедур.

2.9.2. Форми статистичної звітності та періодичність їх подання затверджуються наказами ДСА України.

2.9.3. Електронний примірник кожного статистичного звіту зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП уповноваженої особи суду.

Доступ для коригування зазначеного статистичного звіту автоматично блокується автоматизованою системою.

Для кожного статистичного звіту автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор.

У такий спосіб створюються оригінали електронних статистичних звітів, які надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.

2.10. Передача судових справ до електронного архіву

2.10.1. До електронного архіву суду передаються усі відомості щодо розглянутих судових справ, які внесені до бази даних автоматизованої системи.

III. Забезпечення безпеки автоматизованої системи

та моніторинг її функціонування

3.1. Забезпечення захисту інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування засобів і методів технічного захисту інформації, впровадження організаційних та інженерно-технічних заходів комплексної системи захисту інформації, спрямованих на недопущення блокування інформації, несанкціонованого доступу до неї, її модифікації або спотворення.

3.2. Забезпечення цілісності та збереження інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування відповідного програмного забезпечення і технічних ресурсів, комплексів, організаційних заходів.

3.3. Для підтримки працездатності автоматизованої системи, моніторингу її функціонування суди надсилають до адміністратора автоматизованої системи базу даних автоматизованої системи суду не пізніше наступного робочого дня після отримання від адміністратора автоматизованої системи відповідного запиту.

3.4. Доручення адміністратора автоматизованої системи щодо порядку функціонування автоматизованої системи в судах є обов’язковими до виконання.

3.5. Збори суддів за необхідності заслуховують керівника апарату суду з питань функціонування автоматизованої системи, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження суддів.

3.6. Інформація щодо стану навантаження на кожного суддю відповідного суду є відкритою для суддів цього суду та не може бути обмежена.

Доповнити Положення додатком № 13 до підпункту 2.3.53 пункту 2.3 «Протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями»

Засади використання автоматизованої системи документообігу Ржищівського міського суду Київської області від 06 квітня 2016 року